Warum Protokolle veraltet sind?

Protokolle sind in der Regel aber auch ein „Friedhof“ für wichtiges Wissen. Denn was wird in Protokollen dokumentiert. Am häufigsten werden in Protokollen „To-Dos“ also Aufgaben, die zu erledigen sind, dokumentiert. Wenn diese aber wöchentlich in Protokollen verfasst sind, muß man häufig mehrere Wochen-Protokolle durchforsten, um die Aufgaben, die zum Beispiel mit einem Projekt verbunden sind, zu finden. Einfacher wäre also die Dokumentation in einem Verlaufsprotokoll, welches nach Aufgaben/Projekten organisiert ist. Hier bietet sich unter anderem zum Beispiel ein Kanban-Board (Kanban – Wikipedia: https://de.wikipedia.org/wiki/Kanban ) an.

Desweiteren müssen häufig Prozessänderungen dokumentiert werden. Zum Beispiel die Arbeitsweise im operativen Geschäft ändert sich. Hier ist die Dokumentation in einem Protokoll noch unsinniger. Viel besser ist es, wenn das Team diese Veränderungen in einem Prozesshandbuch oder einem Team-Wiki als neuen Prozess mit Datum des Veränderungsbeschlusses dokumentiert. So verschwinden die Änderungen nicht in einem Protokoll sondern die Prozesse bleiben ständig up to date.

Natürlich gibt es manchmal auch Informationen, die weder Prozesse noch To-Dos zu Projekten betrifft. Diese sollten dann in einer Mail oder noch besser in einem Info-Video bereitgestellt werden. Viel Spaß bei unserem neuen Podcast. www.ifsm-online.com ifsm GmbH & Co. KG Westerwaldstraße 4 56203 Höhr - Grenzhausen

Rufe uns gerne an unter: 02624/9525855 oder schreibe uns eine E-Mail: info@ifsm-online.com